Có nhiều kiểu định dạng dữ liệu, mỗi người sẽ có một nhu cầu định dạng khác nhau phù hợp với mục đích làm việc của mình. Bài viết sau sẽ mang tới cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về công cụ định dạng Conditional Formatting.
Định dạng theo điều kiện có sẵn
Để bắt đầu sử dụng, bạn vào thẻ Home trên thanh Ribbon, nhấn Conditional Formatting trong mục Styles và chọn kiểu điều kiện mà bạn muốn định dạng.
Highlight Cells Rules: Quy tắc đánh dấu nổi bật ô tính theo giá trị
Excel sẽ đánh dấu để làm nổi bật nổi bật ô tính thỏa mãn điều kiện bạn chọn dựa trên giá trị của từng ô, cụ thể như sau:
-
Greater Than: Lớn hơn một giá trị xác định cho trước.
-
Less Than: Nhỏ hơn giá trị xác định cho trước.
-
Between: Nằm trong khoảng giá trị đã xác định sẵn.
-
Equal To: Bằng đúng giá trị xác định.
-
Text That Contains: Nội dung ô tính có chứa phần chữ cho trước.
-
A Date Occurring: Giá trị ô tính chứa một ngày tháng đã định sẵn.
-
Duplicate Values: Xác định những giá trị trùng lặp.
Các kiểu đánh dấu nổi bật (Nguồn: Internet)
Top / Bottom Rules: Quy tắc xác định ô tính theo thứ hạng
Excel xác định những giá trị theo thứ tự dựa trên vùng ô tính chọn xét điều kiện và định dạng riêng các ô tính chứa các giá trị này.
-
Top 10 Items: 10 giá trị lớn nhất.
-
Top 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị lớn nhất.
-
Bottom 10 Items: 10 giá trị nhỏ nhất.
-
Bottom 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị lớn bé nhất.
-
Above Average: Những giá trị lớn hơn giá trị trung bình của vùng chọn.
-
Below Average: Các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng chọn.
Các kiểu định dạng theo thứ tự (Nguồn: Internet)
Có thể tùy chỉnh số lượng giá trị hoặc số phần trăm bất kỳ với 4 kiểu định dạng đầu tiên.
Data Bars
Hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị cần định dạng. Với cách định dạng này, các giá trị sẽ được đo lường và so sánh rõ ràng ngay trong từng ô tính của vùng mà bạn chọn để định dạng điều kiện.
Hiển thị độ lớn nhỏ của dữ liệu định dạng (Nguồn: Internet)
Color Scales: Phân biệt độ lớn nhỏ của các giá trị bằng màu sắc
Sử dụng màu sắc để phân biệt dữ liệu (Nguồn: Internet)
Các màu khác nhau thể hiện độ to nhỏ của giá trị trong vùng dữ liệu cần định dạng.
Icon Sets
Thêm biểu tượng vào ô tính dựa vào giá trị. Tương tự như Data Bars và Color Scales, giá trị ô tính được phân loại theo biểu tượng.
Giá trị cần định dạng được phân loại theo biểu tượng (Nguồn: Internet)
Định dạng theo điều kiện xác định riêng
Ngoài các loại định dạng sẵn có, bạn còn có thể tự tạo quy tắc riêng cho định dạng điều kiện của mình. Bạn chỉ cần thực hiện tương tự như định dạng kiểu có sẵn và chọn More Rules ở từng kiểu hoặc New Rule để tùy chỉnh riêng.
Khi bạn ấn chọn vào công cụ New Rule, hộp thoại New Formatting Rule sẽ xuất hiện. Bạn điều chỉnh các thông số trong hộp thoại cho phù hợp với nhu cầu, ví dụ: màu sắc hiển thị (color), cách thể hiện các giá trị nhỏ nhất (minimum) hay lớn nhất (maximum).
Hộp thoại New Formatting Rule (Nguồn: Internet)
Ngoài ra, các bạn cũng có thể lựa chọn các kiểu dữ liệu khác nhau để định dạng khi điều chỉnh thông số mục Type.
Điều chỉnh các thông số trong hộp thoại (Nguồn: Internet)
Xóa và quản lý Conditional Formatting
-
Xóa định dạng: Bạn có thể vào Conditional Formatting chọn Clear Rules để xóa theo vùng đang chọn (Selected Cells), theo toàn bộ bảng tính (Entire Sheet), theo bảng này (This Table), theo bảng phân tích dữ liệu đã chọn (This PivotTable).
Lựa chọn kiểu xóa phù hợp (Nguồn: Internet)
Trong trường hợp cần quản lý các định dạng có điều kiện thì chọn Manage Rules để dễ dàng thay đổi, xóa và cập nhật các định dạng điều kiện mới.
Công cụ Manage Rules giúp bạn quản lý các định dạng (Nguồn: Internet)
-
Quản lý Conditional Formatting với Manage Rules
Các bạn có thể thay đổi (edit) hoặc sao chép các định dạng có điều kiện để không mất nhiều thời gian khi làm việc với bảng biểu.
Cách chỉnh sửa các quy tắc định dạng có điều kiện trong Excel
-
Chọn bất kỳ ô nào áp dụng quy tắc và nhấp vào Conditional Formatting và chọn Manage Rules…
-
Trong Conditional Manager Rules Manager, nhấp vào quy tắc bạn muốn chỉnh sửa, và sau đó nhấp nút Edit Rule…
-
Thực hiện các thay đổi cần thiết trong cửa sổ Edit Formatting Rule và nhấp vào OK để lưu các chỉnh sửa.
Vào Edit Rule để chỉnh sửa các định dạng (Nguồn: Internet)
Cửa sổ Formatting Rule có giao diện khá giống với New Rule Formatting mà bạn sử dụng khi tạo các quy tắc.
Nếu bạn không thấy quy tắc bạn muốn chỉnh sửa, hãy chọn This Worksheet từ mục Show formatting rules for để hiển thị danh sách các quy tắc trong bảng tính.
Làm thế nào để sao chép định dạng có điều kiện trong Excel ?
Nếu muốn áp dụng định dạng có điều kiện đã tạo trước đó cho các dữ liệu khác trong bảng tính, bạn sẽ không cần phải tạo lại quy tắc từ đầu. Có thể sử dụng Format Painter để sao chép các định dạng có điều kiện đã có vào bộ dữ liệu mới.
-
Nhấn vào bất kỳ ô chứa định dạng có điều kiện bạn muốn sao chép.
-
Nhấn Home chọn Format Painter.
Dùng Format Painter để sao chép các kiểu định dạng (Nguồn: Internet)
-
Con trỏ chuột sẽ thay đổi thành một cây cọ.
Mẹo: Bạn có thể nhấp đúp vào Format Painter nếu muốn dán định dạng có điều kiện trong một số dải ô khác nhau.
-
Để dán định dạng có điều kiện, nhấp vào ô đầu tiên và kéo cây cọ đến ô cuối cùng trong dải ô bạn muốn.
-
Khi hoàn tất, nhấn Esc để dừng sử dụng cọ, khi đó con trỏ chuột sẽ trở lại trạng thái bình thường.
Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho công việc của các bạn. Chúc các bạn ứng dụng thành công!