Tin tứcChủ tịch UBND TPHCM yêu cầu việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải được thực hiện đầy đủ và nguyên trạng. Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức hội nghị bàn giao trước sự chứng kiến của cấp trên trực tiếp, đảm bảo sự tham gia của cả người đứng đầu, cá nhân trực tiếp quản lý hồ sơ, và người nhận bàn giao.
Cá nhân trong mỗi cơ quan, đơn vị trước khi chuyển công tác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan. Hồ sơ giấy phải được chỉnh lý, phân loại, lập mục lục và niêm phong để tránh thất lạc. Đối với hồ sơ điện tử, người lập hồ sơ cần cập nhật đầy đủ thông tin còn thiếu vào hệ thống trước khi bàn giao.
Người đứng đầu cơ quan cũ phải chỉ đạo kiểm kê, lập danh mục và bàn giao hồ sơ, tài liệu một cách minh bạch. Cơ quan mới được yêu cầu bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản phù hợp để tiếp nhận tài liệu.
Chủ tịch UBND TPHCM cũng nhấn mạnh trách nhiệm cá nhân trong việc lập và quản lý hồ sơ công việc, bao gồm các tài liệu giấy, phim ảnh, ghi âm. Cá nhân được giao quản lý hồ sơ phải bảo đảm sự toàn vẹn, tránh tình trạng thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu.
Đối với doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được chuyển giao cho cơ quan chủ quản hoặc đại diện chủ sở hữu để quản lý. Tài liệu liên quan đến quy hoạch kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, tài chính, kỹ thuật và giải quyết khiếu nại, tố cáo cần được đặc biệt lưu ý và bảo quản.
Các quy định này nhằm duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình tổ chức lại, đồng thời bảo vệ thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động của đơn vị và lợi ích của người dân. Chính sách quản lý chặt chẽ này được kỳ vọng sẽ góp phần nâng cao năng lực điều hành, đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan và tăng cường tính trách nhiệm trong hệ thống hành chính TPHCM.
