Đài tiếng nói nhân dân TPHCM
The Voice of Ho Chi Minh City People
  • Hướng dẫn cách làm Mail Merge trong word

    Bạn đã biết tới cách Mail Merge hay còn gọi là trộn thư trong word hay chưa? VOH sẽ giới thiệu thông tin chi tiết cho bạn hiểu trong bài viết dưới đây.

    Tính năng trộn thư trong word cực kỳ hữu ích nhưng nhiều bạn vẫn chưa biết tới và sử dụng tạo thuận lợi cho công việc. Trong bài viết này VOH sẽ hướng dẫn bạn đọc cách làm Mail Merge trong word 2013 và word 2016.

    Cách làm Mail Merge trong word 2013       

    Trộn thư (Mail Merge) là tính năng được tích hợp trong Microsoft Word. Với những thao tác đơn giản bạn sẽ giảm thời gian, công sức chèn danh sách thông tin từ bảng excel vào trong các văn bản word.

    Hướng dẫn cách làm Mail Merge với word 2013:

    • Bước 1: Bạn mở file Word ra rồi chọn phần Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard

    voh.com.vn-mail-merge-1Ảnh minh họa

    • Bước 2: Bạn sẽ thấy Mail Merge có ở bên phải Word với thông tin 
      • Step 1: Letters
      • Step 2: Use the current document
      • Step 3: Use an existing list trong danh sách đã có trước. Bạn vào lựa Type a new list lập danh sách mới, nhấn nút Next: Write your letter.

    voh.com.vn-mail-merge-2Ảnh minh họa

    • Bước 3: Trong Select Data Source thì bạn chọn danh sách đã có sẵn mở Open.

    voh.com.vn-mail-merge-3Ảnh minh họa

    • Bước 4: Bạn lựa sheet chứa dữ liệu cần thiết rồi nhấn nút OK

    voh.com.vn-mail-merge-4Ảnh minh họa

    • Bước 5: Trong Mail Merge Recipients thì lựa dữ liệu cần chèn với việc đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu. Bạn chèn tất cả thì đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source rồi nhấn nút OK.

    voh.com.vn-mail-merge-5Ảnh minh họa

    • Bước 6: Bạn lựa Next: Write your letter.

    voh.com.vn-mail-merge-6Ảnh minh họa

    • Bước 7: Bạn di chuột vào nơi cần chèn dữ liệu rồi nhấn More items. Xuất hiện Insert Merge Field thì chọn trường dữ liệu với nội dung cạnh con dấu chuột và nhấn nút Insert chèn vào đó.

    voh.com.vn-mail-merge-7Ảnh minh họa

    Hoàn thành việc chèn danh sách thì bạn sẽ có bảng dưới. Bạn nhấn Next: Preview your letters.

    voh.com.vn-mail-merge-8Ảnh minh họa

    • Bước 8: Bạn nhấn chọn Next: Complete the merge hoàn thiện trộn thư.

    voh.com.vn-mail-merge-9Ảnh minh họa

    • Bước 9: Bạn xem lại thông tin thì vào Edit individual letters và nhấn OK tại Merge to New Document. 

    voh.com.vn-mail-merge-10Ảnh minh họa 

    • Bước 14: Chọn Save lưu lại thông tin vừa làm.

    Cách làm Mail Merge trong word 2016

    Các bước làm Mail Merge trong word 2016:

    • Bước 1: Bạn mở bản gốc file Word ra nhấn vào tab Mailings ->Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard mở thực hiện trộn thư.

    voh.com.vn-mail-merge-11Ảnh minh họa

    • Bước 2: Bạn lựa kiểu cần trộn như dùng viết giấy mời thì lựa Letters -> Next: Starting document.

    voh.com.vn-mail-merge-12Ảnh minh họa

    • Bước 3: Bạn chọn văn bản trộn thư, chọn Use the current document -> Next: Select recipients.

    voh.com.vn-mail-merge-13Ảnh minh họa

    • Bước 4: Bạn thêm danh sách thông tin học sinh, phụ huynh, lớp...Bản word sẽ tự động thêm vào giấy mời. 

    voh.com.vn-mail-merge-14Ảnh minh họa

    Bạn đã có sẵn danh sách thông tin trong excel thì chọn Use an existing list -> Browse mở đến file đó. Cửa sổ Select Data Source -> file danh sách -> Open -> chọn sheet chứa danh sách -> nhấn OK.

    voh.com.vn-mail-merge-15Ảnh minh họa

    Bạn chọn Next: Write your letter.

     

    voh.com.vn-mail-merge-16Ảnh minh họa

    • Bước 5: Bạn đặt chuột vào trường muốn chèn thông tin -> Mailings ->Insert Merge Field -> trường thông tin cần thiết.

    voh.com.vn-mail-merge-17Ảnh minh họa

    Hoặc bạn chọn trường ở phần Mail Merge bên phải ->Next: Preview your letters để xem trước thư.

    voh.com.vn-mail-merge-18Ảnh minh họa

    • Bước 6: Chọn next previous để thông tin đứng đúng vị trí rồi chọn Next: Complete the merge.

    voh.com.vn-mail-merge-19Ảnh minh họa

    Bạn muốn in thư thì chọn Print để in, nếu không muốn thì đóng Mail Merge.

    voh.com.vn-mail-merge-20Ảnh minh họa

    Vậy là hoàn thiện việc tạo Mail Merge trong word 2013 và word 2016 rồi. Từ giờ trở đi bạn viết các thông báo mới cho nhiều người thì không cần kỳ công thực hiện từng người một nữa nhé. VOH chúc bạn áp dụng thành công thủ thuật này.

    Nguồn ảnh: Internet

    Hướng dẫn kiểm tra bàn phím PC và laptop nhanh để xác định lỗiBàn phím là một trong những thiết bị quan trọng giúp chúng ta nhập dữ liệu hay thực hiện các thao tác trên máy tính được nhanh chóng và dễ dàng hơn.
    Hướng dẫn cách chia cột trong word và xử lý các trường hợp đặc biệt: Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể về cách chia cột trong word và những trường hợp hay gặp phải khi chia cột trong word.

    V.H (Tổng hợp)