Ngày nay, dữ liệu (hay còn được gọi là data) rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Để xử lý những dữ liệu thu thập được đa số mọi người sẽ dùng đến phần mềm Microsoft Excel. Bài viết này sẽ chia sẻ cụ thể hơn công dụng của Excel và Excel là gì. Mời các bạn cùng tham khảo.
1. Phần mềm Excel là gì?
Đây là một phần mềm thuộc Microsoft Office, gồm có 3 phần mềm được nhiều người cần biết từ cơ bản đến nâng cao đó là Excel, Powerpoint và Word.
Excel là phần mềm dùng để nhập liệu, sao lưu, làm báo cáo, tính toán và phân tích dữ liệu một cách nhanh và chính xác nhất. Trong phần mềm sẽ có nhiều trang tính được tạo nên từ các hàng và cột, điểm giao nhau giữa hàng và cột gọi là ô. Bạn sẽ nhập dữ liệu vào các ô trong trang tính hoặc tạo thêm một trang tính mới.
Ngoài ra phần mềm Excel còn cho người dùng thao tác nhanh khi sử dụng đó chính là dùng được các phím tắt. Nếu công việc của bạn cần dùng nhiều đến phần mềm Office này thì hãy tập làm quen với các phím tắt trong Excel, chúng sẽ giúp tiết kiệm thời gian làm việc.
Bạn có thể áp dụng Excel vào một số công việc như:
- Làm báo cáo, phân tích dữ liệu tình hình kinh doanh theo tháng, theo quý
- Quản lý nhân sự
- Nhập liệu hàng hóa, xuất kho, nhập kho
- Tính toán dữ liệu, tính tiền,.....
2. Các phiên của Excel
Excel được ra đời từ lâu và đến nay nó đã có 6 phiên bản. Trong đó phiên bản được nhiều người sử dụng nhất là Excel 2016 và phiên bản mới nhất là Excel 2019. Nếu như bạn đang dùng phiên bản 2003 hoặc 2007 thì cũng cần nâng cấp lên mới để sử dụng được nhiều tính năng của phần mềm này.
- Phiên bản Excel 2003 ra mắt ngày 19/08/2003
- Phiên bản Excel 2007 ra mắt ngày 30/01/2007
- Phiên bản Excel 2010 ra mắt ngày 15/06/2010
- Phiên bản Excel 2013 ra mắt ngày 29/01/2013
- Phiên bản Excel 2016 ra mắt ngày 22/09/2015
- Phiên bản Excel 2019 ra mắt ngày 24/09/2018
3. Cấu trúc của bảng tính
Sau khi các bạn đã hiểu được Excel là gì và các phiên bản của phần mềm này thì bạn cần nắm những thông tin cơ bản của bảng tính trong Excel (sheet), đây là nơi mà bạn thao tác nhiều nhất.
Bảng tính - Sheet: Mỗi bảng sẽ có hơn 4 triệu ô nên người dùng có thể thoải mái nhập dữ liệu trên đây.
Sổ tay - Workbook: Thông thường sẽ có 1 - 255 Sheet. Workbook có tác dụng dùng để tập hợp các bảng tính, đồ thị,... mà có sự liên kết với nhau.
Cột - Column: Là tập hợp nhiều ô được tính theo chiều dọc và có độ rộng mặc định là 9 ký tự. Một bảng tính sẽ có 256 cột và được đánh theo ký tự A, B, C, D, E, F, G,...
Dòng - Rows: Là tập hợp các ô được tính theo chiều ngang và có chiều cao mặc định là 12.75 chấm điểm. Một bảng tính sẽ có ít nhất là 16384 dòng và được đánh theo ký tự số từ 1, 2, 3, 4, 5,...
Ô - Cell: Là điểm giao giữa dòng và cột. Mỗi ô sẽ được xác định tọa độ bằng ký tự của cột và số thứ tự của dòng. Ví dụ như A3, D7, E1,...
Vùng - Range: Đây là tập hợp của nhiều ô và được xác định bằng tọa độ ô đầu và tọa độ ô cuối. Ví dụ: C3:C5, D2: E6,...
4. Tính năng của Excel
Excel là gì? Ngoài những lợi ích thì Trong Excel có rất nhiều tính năng hay ho, hữu ích trong mọi công việc cho dân văn phòng. Vì thế Excel thường gồm có 2 phần chính đề phù hợp với mọi người đó là Excel cơ bản và Excel nâng cao. Cơ bản ở đây là gồm các hàm tính toán cơ bản như SUM, IF, COUNT và nâng cao hơn thì dùng các hàm khó hơn như VLOOKUP IF hoặc PIVOT TABLE,...
Dưới đây là một số tính năng quan trọng khi dùng Excel mà bạn cần biết:
- Hỗ trợ nhiều hàm Excel từ cơ bản đến nâng cao. Khi dùng hàm thì sẽ có thêm phần chú thích bên dưới.
- Có rất nhiều dạng biểu đồ (chart) để làm báo cáo: biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ hình bánh xe,....
- VBA - một tính năng rất mạnh mẽ và mới lạ trong Excel, phù hợp cho các bạn đam mê công nghệ và lập trình.
- Bảo mật tốt, an toàn, có hỗ trợ người dùng cài password để mở file.
5. Các ngành nghề cần Excel
Ngày nay đa số ngành nghề đều cần bạn biết sử dụng Excel ít nhất là cần có các kỹ năng cơ bản như nhập liệu, tính toán, vẽ biểu đồ. Trong thời đại dữ liệu trở thành công cụ quan trọng trong chiến lược kinh doanh thì việc bạn có kiến thức Excel cơ bản đến nâng cao sẽ dễ dàng làm việc ở nhiều công ty.
Một số ngành nghề cần dùng nhiều đến Excel:
- Kế toán, kiểm toán
- Ngân hàng
- Marketing
- Giáo viên
- Nhân sự
Ngoài những ngành trên thì vẫn còn rất nhiều ngành nghề cần áp dụng phần mềm này vào công việc.
Để nâng cao kỹ năng về Excel để bổ trợ trong công việc thì bạn có rất nhiều cách: đăng ký khóa học online, tự học trên mạng, đăng ký học mấy khóa về tin học văn phòng ở các trường đào tạo.
Nếu bạn muốn linh hoạt thời gian học và công việc đang làm thì bạn có thể áp dụng cách tự học trên mạng bằng việc tìm đến các website hướng dẫn về kỹ năng này. Một website mà bạn có thể tham khảo đó chính là website kienit.com - website chia sẻ thực tế các kiến thức về Excel, Powerpoint, Word mỗi ngày qua các ví dụ dễ hiểu.
Hy vọng với những thông tin hữu ích trên thì các bạn đã hiểu được Excel là gì cũng như công dụng của Excel để áp dụng vào công việc hằng ngày. Cảm ơn các bạn đã đọc qua bài viết, chúc các bạn thành công.
