Trong thể thao, coaching được hiểu là người huấn luyện; thì đối với kinh doanh, thuật ngữ này chỉ sự kèm cặp, khai vấn. Có thể nói người coach có vai trò như một chiếc cầu, giữa ý tưởng và giải pháp, giữa lãnh đạo và nhân viên sao cho doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt nhất.
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì - một Business Coach chuyên nghiệp với gần 10 năm kinh nghiệm - sẽ cho chúng ta cái nhìn rõ hơn về khái niệm này.
HOST: Nói một cách ngắn gọn và dễ hiểu thì Business Coach là gì?
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Business Coach là người đào tạo doanh nghiệp. Nếu phải giải thích một cách đơn giản, đây là những người hỗ trợ các chủ doanh nghiệp bằng cách tương tác, đặt câu hỏi, động viên, và thúc đẩy họ phát triển doanh nghiệp.
HOST: Mục đích chính của việc đặt câu hỏi là gì?
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Khi đặt câu hỏi, mục đích là giúp người ta xác định mục tiêu, hiểu rõ vị trí hiện tại của họ và liên tục đặt câu hỏi để khám phá các giải pháp. Đôi khi, chủ doanh nghiệp đã có giải pháp nhưng thiếu thời gian và phương pháp để chia sẻ với đội nhóm, dẫn đến việc không thể triển khai.
Quan trọng là sau giai đoạn xác định và tìm ra giải pháp, cần hợp nhất cả tập thể để tạo ra kế hoạch và thực hiện nó. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp và đội nhóm thường gặp khó khăn khi tự thực hiện 100%, vì vậy họ rất cần sự hỗ trợ định kỳ.
Điều này có thể là các buổi tập trung định kỳ hàng tuần hoặc mỗi hai tuần, để tập trung vào kế hoạch và động viên, thúc đẩy và đào sâu giải quyết từng nhiệm vụ trong kế hoạch và đạt được kết quả.
HOST: Những trở ngại nào thường làm cản trở doanh nghiệp trong việc đạt được mục tiêu và thực hiện kế hoạch của mình?
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Các khó khăn và thách thức mà chủ doanh nghiệp thường gặp có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân.
Thứ nhất, thời gian hạn chế là một vấn đề phổ biến, người chủ thường không có đủ thời gian để bám sát chương trình, mặc dù họ rất nghiêm túc với chuyện này.
Thứ hai, trong quá trình xác định mục tiêu quan trọng, người chủ có thể đối mặt với thách thức khi khát vọng của họ quá lớn, vượt quá khả năng hiện tại của doanh nghiệp. Khi triển khai, sự mất cân đối này có thể gây khó khăn.
Thứ ba, sau khi đã xác định hướng đi và mục tiêu, việc thúc đẩy đội ngũ để thực hiện đôi khi gặp khó khăn. Họ thiếu sự thúc đẩy từ bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp.
HOST: Tôi hiểu rằng khi là một chủ doanh nghiệp hay doanh nhân, họ có thể xuất sắc trong việc tập trung vào kinh doanh và công việc chính của mình. Tuy nhiên, ở những lĩnh vực khác chưa chắc họ đã giỏi.
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Tùy vào chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc, mỗi người sẽ chuyên sâu ở một lĩnh vực cụ thể. Có những người xuất sắc trong marketing, bán hàng, hoặc chuyên sâu về một lĩnh vực kỹ thuật nào đó. Tuy nhiên, khi bước vào lĩnh vực kinh doanh, những kỹ năng này không đủ để quản lý toàn bộ doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực kinh doanh, các khía cạnh này chỉ là một phần của quản lý, và người chủ cần phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau. Ví dụ, việc thiết lập cơ chế vốn hoặc tổ chức một đội ngũ và hệ thống để hỗ trợ ý tưởng đều là những vấn đề quan trọng cần xem xét.
Điều này đặt ra những yêu cầu mới, rằng người chủ phải phát triển thêm kỹ năng để đối mặt với những thách thức này. Và đồng thời đội ngũ cũng cần được hướng dẫn và đào tạo, nhằm nắm rõ và triển khai ý tưởng một cách hiệu quả.
HOST: Khi một doanh nghiệp có đầy đủ ý tưởng và mong muốn, nhưng chưa biết cách truyền đạt xuống cấp dưới. Anh sẽ giúp họ làm điều đó như thế nào?
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Khi tiếp xúc với chủ doanh nghiệp, qua quá trình trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm, tôi thường thấy rằng nhân viên của họ không nắm được hướng đi, và đôi khi chưa hiểu rõ định hướng của chính mình. Để cải thiện, tôi luôn chia nhỏ nó thành từng phần.
Đầu tiên, khi xác định được vấn đề cần cải thiện, tôi sẽ làm việc trực tiếp với bộ phận đảm nhận nó. Nếu là về tài chính, thì tôi sẽ làm việc với bộ phận tài chính. Nếu là lĩnh vực marketing, tôi sẽ làm việc với bộ phận marketing và SEO.
Sau đó là thực hiện lần lượt các bước khác nhau như tương tác, chia sẻ, đặt câu hỏi và thúc đẩy nhân viên tìm ra giải pháp.
HOST: Như vậy cần phải diễn đạt rõ ràng, chi tiết thì đội ngũ mới hiểu rõ về mục tiêu và đạt kết quả, đúng không?
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Đúng, quá trình trải qua bước đánh giá và làm rõ mục tiêu là một khâu quan trọng. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp thường ít dành thời gian cho công đoạn này, đó là một sự thực tế dựa trên kinh nghiệm. Do đó, tôi thường dành rất nhiều thời gian để thực hiện quá trình này, thậm chí từ 3-4 buổi.
Chúng ta cần phải đến từng phòng ban, đến từng bộ phận, chỉ khi đó mới có thể đánh giá được năng lực của đội ngũ. Một số doanh nghiệp thường chia nhỏ mục tiêu ra cho từng phòng ban, nhưng vấn đề là chưa chắc phòng ban đó có nguồn lực phù hợp.
Quan trọng nhất là khi giao một mục tiêu, nó không chỉ cần phải phù hợp với nguồn lực, mà còn phải có sự liên kết giữa các phòng ban. Nếu thiếu đi tính liên kết này có thể dẫn đến tình trạng mục tiêu nhỏ thì đạt được, còn mục tiêu lớn thì không.
HOST: Anh có thể nêu ví dụ một vài câu hỏi cụ thể để đạt mục tiêu không?
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Giả sử đặt ra mục tiêu cho năm 2023, tôi sẽ đặt câu hỏi về việc xác định tăng trưởng là bao nhiêu phần trăm và nguồn thu nhập chủ yếu từ đâu trong sản phẩm hoặc dịch vụ. Đối với sản phẩm A, sản phẩm B, và dịch vụ X, tôi sẽ tập trung vào việc xác định tăng trưởng, và đảm bảo rằng nó không chỉ là doanh số bán hàng mà còn là lợi nhuận. Quan trọng là phải xác định rõ sự tăng trưởng thực sự chứ không chỉ là doanh số bán hàng.
Tiếp theo, sau khi đặt ra mục tiêu tăng trưởng, tôi sẽ bắt đầu phân bổ xuống các nhóm sản phẩm. Đối với mỗi nhóm sản phẩm, tôi sẽ xác định thời điểm nào trong năm (quý 1, quý 2, quý 3, hoặc quý 4) sẽ có tăng trưởng, sau đó xác định nguồn lực hiện tại cần thiết để đạt được mục tiêu. Ví dụ, nếu có nhiều chi nhánh, tôi sẽ xác định rõ những cửa hàng nào sẽ đạt tăng trưởng, và những cửa hàng nào cần được bổ sung nguồn lực để đạt được mục tiêu tăng trưởng.
Câu hỏi cơ bản như vậy giúp làm rõ ràng từng khía cạnh của kế hoạch, từ đó giúp cho cả đội ngũ từ cấp quản lý đến cấp nhân viên đều hiểu rõ. Thậm chí, tôi có thể đặt thêm câu hỏi về các khóa học hay chương trình đào tạo nội bộ cần thiết, nhằm đảm bảo giải quyết được mục tiêu tăng trưởng.
HOST: Dường như những câu hỏi này đặt ra một thách thức lớn cho đội ngũ khi thực hiện việc chia nhỏ mục tiêu. Vì những câu hỏi của anh đòi hỏi người trả lời cung cấp đầy đủ dữ liệu từ quá khứ, hiện tại và thậm chí có những dự báo cho tương lai, điều này không phải là một nhiệm vụ dễ dàng.
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Để có được dữ liệu trong quá trình coaching, cần yêu cầu người ta chuẩn bị trước, bao gồm báo cáo tài chính, bảng thống kê về lãi lỗ, và bảng cân đối kế toán. Các câu hỏi cần chuẩn bị trước sẽ được gửi trước để thông báo về nội dung buổi họp.
Tuy nhiên, trong quá trình coach, cần có khả năng đào sâu vào câu hỏi với cấu trúc phức tạp mà không cần chuẩn bị trước. Năng lực này được phát triển từ nhiều năm kinh nghiệm. Đôi khi, không kịp chuẩn bị trước và phải nắm bắt tín hiệu bất ngờ từ các báo cáo.
Việc nhìn thấy tín hiệu và đánh giá chúng là quan trọng, đặc biệt là những tín hiệu từ những con số biến động trong dữ liệu. Nắm bắt những thay đổi này sẽ giúp ta đưa ra các câu hỏi có tính liên quan đến giải pháp trong tương lai.
HOST: Nếu nói về lợi ích mà Business Coaching mang lại cho doanh nghiệp thông qua phương pháp này, anh hãy đề cập đến 3 lợi ích rõ ràng, đơn giản, và gọn nhất mà cốt sinh mang lại?
Anh Kevin Nguyễn Kiên Trì: Lợi ích đầu tiên của việc áp dụng Business Coaching là sự tập trung vào định hướng. Người chủ, giống như một thuyền trưởng, thường phải đối mặt với nhiều vấn đề và sự vụ trong doanh nghiệp. Việc tập trung vào mục tiêu và hướng đi của doanh nghiệp giúp họ tránh được việc bị lạc hướng.
Lợi ích thứ hai là khả năng đào sâu vào quyết định. Người cố vấn có khả năng đặt những câu hỏi sâu sắc, giúp đưa ra quyết định chính xác hơn. Qua quá trình thảo luận và đàm phán, những chiến lược và quyết định được xây dựng dựa trên thông tin chính xác và chi tiết.
Lợi ích thứ ba đến từ việc đo lường và kiểm tra liên tục. Business Coaching giúp doanh nghiệp thường xuyên đánh giá hiệu suất, hỏi những câu hỏi quan trọng về tình hình tài chính, và tạo ra các biện pháp đo lường để theo dõi tiến triển. Điều này mang lại sự động viên và hỗ trợ cho người chủ, giúp họ vượt qua những thách thức và duy trì hiệu suất trong từng giai đoạn kinh doanh.
HOST: Cảm ơn anh vì những chia sẻ này!
