1. Invoice là gì?
Invoice được xem là hóa đơn, chứng từ cực kỳ quan trọng đối với quá trình trao đổi, mua bán hàng hóa đối với vận tải biển. Đối với ngành xuất nhập khẩu, invoice là hóa đơn bán hàng được người bán tự lập theo form phù hợp với từng mặt hàng của mình mà không cần theo quy định nào của nhà nước.
Invoice thường được chia thành 2 loại:
Commercial invoice là gì: khác với hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn thương mại này có thêm chức năng về thuế. Sau khi đơn hàng được đưa lên container và xếp lên tàu, chủ hàng sẽ gửi cho người mua chứng từ về hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ... để người mua có thể thanh toán đơn hàng dễ dàng.
Proforma invoice là gì (hóa đơn chiếu lệ): ví dụ bạn muốn gửi đơn hàng cho người bán thông qua dịch vụ order hàng Mỹ. Sau khi họ tiếp nhận thông tin sẽ tiến hành gửi hóa đơn Proforma invoice cho người mua để đi đến việc thương lượng giá cả, sau đó bạn sẽ thanh toán tiền cọc hàng hoặc tiền hàng 100% cho người bán.
Trong một invoice thông thường sẽ cung cấp những thông tin như:
- Tên địa chỉ người cung cấp, người mua hàng.
- Thông tin về hàng hóa: số lượng, sản phẩm, số tiền...
- Cảng xếp, dỡ, tên tàu, chuyến tàu, điều kiện thanh toán và giao hàng...
2. E-invoice là gì?
E-invoice được hiểu là hóa đơn được phát hành thông qua mạng điện tử. Nó khác với hóa đơn in trên giấy đó là người làm hóa đơn dễ dàng thao tác trực tuyến. Mỗi e invoice sẽ được cung cấp mã số thuế, mỗi mã số thuế sẽ được lưu trữ trên máy tính của doanh nghiệp để thực hiện kê khai, làm invoice đúng pháp luật.
3. Vai trò của invoice trong xuất nhập khẩu
Đối với ngành xuất nhập khẩu đường biển, đường bộ và kể cả đường hàng không, nhưng chủ yếu vẫn là đường biển. Invoice đóng vai trò rất quan trọng như:
- Đây là chứng từ không thể thiếu trong quá trình giao hàng, kiểm định số lượng, giá thành giữa người mua và người cung cấp.
- Chứng từ cần có để xác lập thanh toán hóa đơn với đối tác.
- Đây là giấy tờ dùng để xác minh giá trị hải quan của hàng hóa, dựa vào invoice sẽ có mức thuế phù hợp.
Trong quá trình trao đổi, xuất nhập khẩu, invoice đóng vai trò như giấy tờ thể hiện giá trị mua-bán các loại đơn hàng. Do vậy, khi có nhu cầu xuất nhập khẩu, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, trong đó invoice là giấy tờ không thể thiếu.
4. Lưu ý khi làm invoice
Hiện nay, người bán có thể tự làm invoice hoặc nhờ dịch vụ logistic - những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực hoàn thành giấy tờ, chứng từ xuất nhập khẩu. Khi làm invoice, cần để ý những điều sau:
- Invoice không thể hiện được điều kiện giao hàng như CIF và FOB
- Cần mô tả hàng hóa rõ ràng trong invoice.
- Trên hóa đơn cần ghi đầy đủ và chi tiết những yêu cầu được thiết lập sẵn.
- Trong invoice, cần thông báo về giao dịch, vận chuyển, mục đích dùng, nơi sản xuất... và đặc biệt là cần có chữ ký của người bán.
5. Cách phân biệt invoice, Bill và Receipt
Invoice là hóa đơn thanh toán được dùng trong thủ tục xuất nhập khẩu. Và được người bán cung cấp cho người mua theo thương lượng.
Bill là hóa đơn thanh toán dịch vụ mà bạn đang sử dụng hoặc đang thiếu nợ.
Receipt là giấy biên lai, giấy này được xem như là bằng chứng xác nhận rằng hàng hóa bạn đang dùng đã được thanh toán tiền.
Tóm lại, invoice là hóa đơn thương mại đối với ngành xuất nhập khẩu, thường thì dịch vụ logistic xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp, cá nhân gửi hàng, nhập hàng làm invoice. Còn đối với doanh nghiệp lớn, có bộ phận riêng về hỗ trợ chứng từ thì người làm đòi hỏi phải có kiến thức và kinh nghiệm lâu năm.
Bài viết được cung cấp bởi Công ty Quý Nam
