Trong đó, yêu cầu cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo phải thống nhất với hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử đang được lưu trữ tại các cơ sở giáo dục.
Cơ sở dữ liệu này là tập hợp dữ liệu số hoá thông tin quản lý về giáo dục gồm dữ liệu về trường học, lớp học, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục, đội ngũ giáo viên - nhân viên, dữ liệu về người học, chương trình giáo dục, cơ sở vật chất và các dữ liệu liên quan... Các dữ liệu này do Sở Giáo dục và Đào tạo TPHCM xây dựng và quản lý.
Mỗi đối tượng được quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục bằng một mã định danh duy nhất. Mã định danh của mỗi đối tượng được hình thành từ lần nhập liệu đầu tiên và bất biến, được dùng thống nhất và xuyên suốt các cấp học. Trường hợp cơ sở giáo dục không còn hoạt động; giáo viên cán bộ quản lý... chuyển công tác, ngưng làm việc, thôi việc; người học tạm dừng học, thôi học, chuyển đi ... sẽ được cập nhật, thay đổi trạng thái chứ không xoá mã định danh hay hồ sơ trên cơ sở dữ liệu.
Sở Giáo dục và Đào tạo lưu ý tất cả thông tin được cung cấp, cập nhật trong cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo phải theo đúng tiêu chuẩn, biểu mẫu và các chỉ tiêu thống kê theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Cơ sở dữ liệu này phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên, kịp thời, đầy đủ và chính xác. Đồng thời được quản lý, sử dụng theo chế độ công khai và kết nối với cơ sở dữ liệu toàn ngành giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Qua đó, đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số trong giáo dục và các lĩnh vực liên quan.
