Google Workspace, một tập hợp đầy đủ các ứng dụng và công cụ hàng đầu của Google, đã thay đổi cách chúng ta làm việc. Từ email đến tài liệu và cuộc họp trực tuyến, hãy cùng khám phá Google Workspace là gì và cách nền tảng này đang thúc đẩy sự hiệu quả và sáng tạo trong môi trường công việc của chúng ta như thế nào.
Google Workspace là gì?
Google Workspace là một nền tảng công cụ và ứng dụng đám mây của Google, được thiết kế để hỗ trợ công việc và tương tác trực tuyến trong môi trường doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường khả năng hợp tác.
Các ứng dụng chính trong Google Workspace bao gồm Gmail (dịch vụ email), Google Drive (lưu trữ và chia sẻ tài liệu), Google Docs (xử lý văn bản), Google Sheets (xử lý bảng tính), Google Slides (tạo bài thuyết trình) và nhiều ứng dụng khác như Google Meet (cuộc họp trực tuyến) và Google Calendar (lịch công việc).
Được tối ưu hóa cho cả cá nhân và tổ chức để giúp họ làm việc hiệu quả hơn, tăng cường tính linh hoạt và tiết kiệm thời gian.
Lợi ích khi sử dụng Google Workspace
Google Workspace không chỉ là một bộ công cụ đơn giản, mà là chìa khóa mở ra cách tiếp cận hiệu quả và an toàn trong công việc. Bằng cách tích hợp mạnh mẽ bộ ứng dụng giúp tối ưu hóa năng suất của tổ chức và cá nhân với các lợi ích cụ thể sau đây:
- Tích hợp và hợp nhất: Google Workspace tích hợp các ứng dụng và dịch vụ, giúp bạn dễ dàng truy cập thông tin và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
- Làm việc từ bất kỳ đâu: Với khả năng lưu trữ dữ liệu trên đám mây, bạn có thể làm việc từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt và làm việc từ xa, cho phép bạn truy cập thông tin quan trọng bất kể bạn đang ở đâu.
- Chia sẻ và hợp tác: Google Workspace cho phép bạn chia sẻ tài liệu và tạo các tài liệu cộng tác trong thời gian thực với đồng nghiệp. Điều này giúp tăng cường khả năng hợp tác và giúp cho dự án vận hành mượt mà hơn.
- Bảo mật tốt: Với các tính năng bảo mật như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập, Google Workspace giúp bảo vệ thông tin quan trọng của bạn và tổ chức khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.
- Sao lưu và khôi phục dữ liệu: Dữ liệu trong Google Drive và Gmail được tự động sao lưu, giúp bạn dễ dàng khôi phục thông tin nếu cần thiết. Điều này đảm bảo an toàn dữ liệu và ngăn chặn nguy cơ mất các thông tin quan trọng.
- Tùy chỉnh theo nhu cầu của tổ chức: Google Workspace cho phép bạn tùy chỉnh và điều chỉnh cài đặt theo nhu cầu cụ thể của tổ chức. Bạn có thể tạo email theo tên miền riêng, tạo các quy tắc quản lý dữ liệu và thực hiện các điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu của bạn.
- Tiết kiệm thời gian: Các tính năng tự động và dễ sử dụng giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý và xử lý thông tin.
- Cập nhật tự động và liên tục: Google không ngừng cập nhật Google Workspace với các tính năng mới và bản vá bảo mật, đảm bảo bạn luôn sử dụng phiên bản mới nhất và an toàn nhất của các ứng dụng và dịch vụ.
- Chi phí hiệu quả cho các tổ chức: Google cung cấp các gói Google Workspace giá cả phù hợp cho các tổ chức khác nhau, cho phép bạn kiểm soát và dự đoán chi phí một cách hiệu quả.
Xem thêm:
Cách xóa lịch sử tìm kiếm trên Google, Google Maps bằng ĐT, PC
Hướng dẫn cách tìm điện thoại bị mất qua Gmail nhanh chóng
10 cách tăng tốc Chrome cực hiệu quả
Giới thiệu các ứng dụng trong Google Workspace
Google Workspace bao gồm nhiều ứng dụng và dịch vụ hữu ích cho công việc và hợp tác trong môi trường doanh nghiệp. Dưới đây là các ứng dụng cơ bản và bổ sung của nó.
Các ứng dụng cơ bản
- Gmail: Dịch vụ email mạnh mẽ, cho phép bạn gửi, nhận, và quản lý email dễ dàng. Gmail có tích hợp lịch và danh bạ, giúp bạn tổ chức công việc và lên kế hoạch hiệu quả.
- Google Drive: Dịch vụ lưu trữ đám mây, cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài liệu, hình ảnh, video và nhiều loại tệp khác từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet.
- Google Docs: Một ứng dụng xử lý văn bản trực tuyến, cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản cùng với đồng nghiệp. Tích hợp lịch, bảng tính và sử dụng công cụ làm việc nhóm.
- Google Sheets: Bảng tính trực tuyến mạnh mẽ cho phép bạn tạo, sửa đổi và chia sẻ dữ liệu dễ dàng. Nó cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và tích hợp.
- Google Slides: Ứng dụng tạo bài thuyết trình trực tuyến, giúp bạn thiết kế và chia sẻ bài thuyết trình chuyên nghiệp.
- Google Calendar: Lịch trực tuyến giúp bạn lên kế hoạch sự kiện, cuộc họp và thời gian làm việc, và chia sẻ lịch với người khác.
- Google Meet: Dịch vụ cuộc họp trực tuyến, cho phép bạn tổ chức cuộc họp video và âm thanh với đồng nghiệp từ bất kỳ đâu.
- Google Forms: Công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến, giúp bạn tạo các bản khảo sát, phiếu đánh giá và thu thập dữ liệu từ người khác dễ dàng.
Các ứng dụng bổ sung
- Google Sites: Dịch vụ tạo trang web nhanh chóng và dễ dàng, cho phép bạn xây dựng các trang web nội bộ hoặc dự án một cách hiệu quả.
- Google Chat: Công cụ trò chuyện cho phép bạn trò chuyện với đồng nghiệp, chia sẻ tài liệu và thông tin.
- Google Keep: Ứng dụng ghi chú và quản lý danh sách công việc, giúp bạn theo dõi và tổ chức công việc hàng ngày.
- Google Tasks: Ứng dụng quản lý công việc giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ và kế hoạch công việc hàng ngày.
- Google Jamboard: Công cụ tương tác trực quan giúp bạn vẽ, viết và làm việc cùng nhóm trên một bảng điện tử ảo.
- Google Hangouts Chat: Trò chuyện nhóm và quản lý dự án.
- Google Vault: Giải pháp bảo mật và quản lý dữ liệu và email.
- Google Currents: Mạng xã hội nội bộ và trao đổi thông tin trong tổ chức.
- Google Analytics: Theo dõi và phân tích dữ liệu trang web.
- Google Cloud Search: Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu trong tổ chức.
- Google Voice: Dịch vụ điện thoại trực tuyến.
- Google SSO (Single Sign-On): Đăng nhập bằng một tài khoản duy nhất để truy cập nhiều ứng dụng trong Google Workspace.
- Google App Maker: Phát triển ứng dụng doanh nghiệp tùy chỉnh.
Cách đăng ký sử dụng Google Workspace
Bước 1: Vào trang đăng ký của Google Workspace, click vào Bắt đầu dùng thử miễn phí.
Bước 2: Điền tên tổ chức của bạn, điền số lượng nhân viên sau đó chọn chọn quốc gia.
Bước 3: Điền thông tin liên hệ và nhấn vào Tiếp theo.
Bước 4: Tại đây, click vào Có, tôi có miền có thể sử dụng nếu đã một tên miền (còn nếu chưa có thì bạn hãy click Không, tôi cần có miền).
Bước 5: Điền tên miền, sau đó bấm vào Tiếp theo.
Bước 6: Lựa chọn tên người dùng và tạo mật khẩu. Đây là tài khoản dành cho quản trị viên và bạn sẽ có thể thay đổi được sau khi hoàn thành việc thiết lập. Tiếp theo click vào I'm not a robot và click Đồng ý và tiếp tục.
Khi nhận được thông báo như phía dưới là bạn đã thiết lập xong tài khoản Google Workspace.
Xem thêm:
Top 8 ứng dụng trí tuệ nhân tạo đỉnh cao bạn nên biết
Hướng dẫn cách cài đặt máy in cho máy tính, laptop chi tiết nhất
Cách khắc phục lỗi ứng dụng chặn màn hình CH Play nhanh chóng
Các gói đăng ký Google Workspace và chi phí
Google Workspace miễn phí chưa được hỗ trợ. Tiện ích cung cấp 3 phiên bản của Google Workspace với 3 mức giá (price) khác nhau để người dùng có thể đăng ký sử dụng. Dưới đây là chi tiết và thông tin về giá của từng gói:
|
|
Gói Business Starter |
Gói Business Standard |
Gói Business Plus |
|
Chi phí |
7,20 USD/người dùng/tháng. |
14,40 USD/người dùng/tháng |
21,60 USD/người dùng/tháng. |
|
|
|
|
|
So sánh Google Workspace và Office 365
Google Workspace và Microsoft 365 (trước đây là Office 365) đều là các bộ công cụ văn phòng trực tuyến mạnh mẽ, được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới. Để có thể đưa ra lựa chọn sử dụng sáng suốt nhất cho bản thân và tổ chức, bạn có thể tham khảo một vài thông tin so sánh 2 nền tảng này dưới đây.
|
Tiêu chí |
Google Workspace |
Microsoft 365 |
|
Nhà cung cấp |
Được cung cấp bởi Google |
Được cung cấp bởi Microsoft |
|
Ứng dụng chính |
Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, Google Calendar... |
Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Teams, OneDrive… |
|
Tính năng |
Nổi tiếng với tích hợp và khả năng cộng tác thời gian thực, cho phép nhiều người cùng làm việc trên tài liệu cùng một lúc. |
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác mạnh mẽ trong Microsoft 365, nhưng tích hợp của Office 365 không bằng Google Workspace về khả năng cộng tác thời gian thực. |
|
Bảo mật và quản lý dữ liệu |
Cung cấp bảo mật cấp doanh nghiệp với các tính năng bảo mật nâng cao như bảo mật đa yếu tố và quản lý cải tiến dữ liệu. |
Cung cấp quản lý dữ liệu và bảo mật với tích hợp dữ liệu và quyền truy cập đám mây. |
|
Tích hợp với hệ thống khác
|
Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và dịch vụ của Google, cũng như với nhiều ứng dụng bên ngoài thông qua Google Workspace Marketplace. |
Tích hợp tốt với nền tảng Microsoft và các ứng dụng cũng như với nhiều ứng dụng bên ngoài thông qua Microsoft AppSource.
|
|
Giá cả |
Có mức giá thấp hơn và cung cấp gói cơ bản (Business Starter) cho người dùng cá nhân và các gói cho doanh nghiệp với nhiều tính năng mở rộng. |
Có giá cao hơn. Cũng cung cấp nhiều gói giá khác nhau, từ cá nhân đến doanh nghiệp với mức giá phụ thuộc vào tính năng và quyền truy cập. |
|
Lựa chọn cá nhân |
Phù hợp cho cá nhân và tổ chức nhỏ.
|
Thường được ưa chuộng bởi doanh nghiệp lớn và tổ chức lớn.
|
Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn hoặc tổ chức, cả hai nền tảng đều có những ưu điểm riêng và có thể đáp ứng được mục tiêu của bạn. Quyết định cuối cùng sẽ phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của bạn về tính năng, bảo mật, tích hợp và ngân sách.
FAQs - Câu hỏi liên quan
Google Workspace for Education là gì?
Google Workspace for Education là một phiên bản của Google Workspace được thiết kế đặc biệt cho các tổ chức giáo dục. Nó cung cấp một loạt các công cụ và ứng dụng đám mây của Google như Gmail, Google Drive, Google Docs… với mục đích hỗ trợ giáo viên, học sinh và nhân viên trong quá trình học tập và giảng dạy.
Quản trị viên Google Workspace là gì?
Quản trị viên Google Workspace là người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm quản lý và duyệt quyền truy cập, cấu hình và theo dõi môi trường Google Workspace trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc trường học. Vai trò của quản trị viên là đảm bảo rằng mọi ứng dụng và dịch vụ trong nó hoạt động một cách hiệu quả, an toàn và tuân thủ các chính sách và quy định của tổ chức.
Có thể hủy đăng ký Google Workspace không?
Có, bạn có thể hủy đăng ký nếu bạn không muốn sử dụng nó nữa. Quy trình hủy đăng ký thay đổi tùy thuộc vào cách bạn đã mua và quản lý. Nếu bạn có hợp đồng hoặc thanh toán hàng tháng, bạn sẽ phải thực hiện việc hủy đăng ký theo điều khoản của hợp đồng hoặc thỏa thuận của bạn với Google hoặc đối tác cung cấp dịch vụ.
Google Workspace for Education có giá bao nhiêu?
- Phiên bản Google Workspace for Education Fundamentals là phiên bản hoàn toàn miễn phí với các tính năng đơn giản và cơ bản.
- Phiên bản Google Workspace for Education Standard, với mức giá 3$/học sinh/năm, không bao gồm phí đăng ký và hỗ trợ kỹ thuật. Phiên bản này được xây dựng dựa trên phiên bản miễn phí, nhưng nâng cấp hơn bằng cách cung cấp bảo mật nâng cao thông qua Security Center.
- Phiên bản Teaching and Learning Upgrade, với mức giá 48$/giấy phép/năm, không bao gồm phí đăng ký và hỗ trợ kỹ thuật. Đây là một bản nâng cấp từ Google Workspace for Education Standard, tăng cường khả năng giao tiếp qua video trong Google Meet với tính năng Bình chọn, Ghi, Hỏi đáp và Chia nhỏ phòng học.
- Phiên bản Google Workspace for Education Plus, có mức giá 5$/một học sinh/năm, không bao gồm phí đăng ký và hỗ trợ kỹ thuật. Đây là phiên bản cao cấp nhất và bao gồm tất cả tính năng từ ba phiên bản bên trên.
Google Workspace không chỉ đơn giản là một bộ công cụ văn phòng trực tuyến, mà đã thay đổi cách làm việc và tương tác của chúng ta trong thời đại số hóa ngày nay. Sự tiện lợi, hiệu suất và khả năng tích hợp là những điểm mạnh giúp nó trở thành một lựa chọn hàng đầu cho cá nhân và tổ chức. Để “bắt trend” những trào lưu Công nghệ mới nhất, đừng quên theo dõi chuyên mục Cuộc sống số của VOH bạn nhé!
