Nếu như trước kia, khi muốn lọc và xuất dữ liệu thì thông thường sử dụng công cụ như Filter hay công thức mảng. Thế nhưng, công việc này thường khiến chúng ta thường tốn khá nhiều thao tác và thời gian mà lại khó thực hiện. Nhằm giúp người dùng tiết kiệm thời gian và thực hiện dễ dàng thì bài viết này sẽ hướng dẫn cách sử dụng hàm Filter trong excel. Hãy cùng đọc và khám phá hàm Filter nhé!
Hàm Filter thường sử dụng lọc dữ liệu (Nguồn: Internet)
Filter trong Excel là gì?
Filter trong Excel có chức năng giúp người dùng lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra. Trên màn hình của file Excel sẽ hiển thị những hàng đã đáp ứng điều kiện xác định và ẩn đi những hàng không đáp ứng yêu cầu. Chức năng lọc trong Excel gồm: lọc dữ liệu mặc định (Auto Filter) và lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter).
Nhờ Filter mà nó giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian mà cho đúng các kết quả như mong muốn. Lưu ý, trong phiên bản Excel 2007, 2010 và 2013 sẽ có cách sử dụng giống. Tuy nhiên, 2003 thì khác do sự thay đổi trong việc chuyển từ thanh Menu sang thanh Ribbon.
Cách tạo Filter trong Excel
Filter là một chức năng tiện ích trong Excel. Nó cho phép người dùng lọc dữ liệu một cách dễ dàng và cho ra kết quả như mong muốn bằng cách:
Bước 1: Nhập tất cả các dữ liệu vào bảng excel.
Bước 2: Chọn vùng cần lọc dữ liệu (hàng hoặc cột, kéo từ đầu đến cuối).
Bước 3: Vào Home -> Sort & Filter -> Filter.
Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet)
Cách sử dụng Filter trong Excel
Sử dụng Filter trong Excel bằng cách tạo Auto File với các bước đơn giản sau:
Bước 1: Bắt đầu bôi đen bộ dữ liệu cần tạo Auto Filter.
Bước 2: Vào Data chọn Filter.
Bước 3: Nhấn vào Filter sau sáng lên. Đó là dấu hiệu biết người dùng đã chọn chức năng Auto Filter.
Hình ảnh minh họa cách sử dụng Filter trong Excel (Nguồn: Internet)
Khi bạn chọn Auto Filter thành công thì mỗi ô ở dòng đầu tiên của vùng dữ liệu sẽ được xuất hiện một hình ở góc bên phải. Do đó, khi chọn vùng dữ liệu người dùng nên chọn dòng tiêu đề luôn để lúc lọc dữ liệu ta vẫn biết được nội dung ở các cột dữ liệu.
Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet)
Hình ảnh minh họa cách sử dụng (Nguồn: Internet)
Cách sử dụng hàm Filter trong Excel
Hàm Filter có tác dụng giúp người dùng lọc dữ liệu lọc sang một vị khác với công thức hàm như sau:
= FILTER(array,include,[if_empty])
Trong đó:
-
array: được hiểu là vùng dữ liệu cần lọc, chú ý không bắt buộc chọn phần tiêu đề.
-
include: điều kiện cần lọc và xác định được vị trí của nào của cột
-
if_empty: Nếu lọc mà không có kết quả thì trả về giá trị gì? Đối với yếu tố này thì ở hàm Filter không bắt buộc phải nhập.
Hình ảnh minh họa dùng Filter (Nguồn: Internet)
Cách sử dụng Advanced Filter trong Excel
Trước hết, người dùng cần biết về điều kiện về Advanced Filter gồm:
-
Tiêu đề bảng dữ liệu được sử dụng ở một dòng duy nhất.
-
Trong bảng dữ liệu đặt ra, không được merge bất kì một ô nào.
Bước 1: Chọn tiêu đề cột mà người dùng cần làm điều kiện lọc. Tiếp đó, copy rồi dán vào ô điều kiện có màu vàng.
Bước 2: Nhập công thức điều kiện lọc.
Bước 3: Vào Data -> Advanced=> Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện.
Trong đó người dùng cần quan tâm đến: Phần Action, List range, Criteria range. Sau đó, chọn Filter the list, in place tại mục Action, lọc dữ liệu ngay trên bảng. Chọn OK sẽ nhận được kết quả như mong muốn.
Trường hợp, chọn Copy to another location tại mục Action khi muốn chọn lọc dữ liệu sang một vị trí ngoài bảng dữ liệu. Phần Copy to là nơi mà bạn muốn đưa dữ liệu mới đến. Rồi nhấn tiếp OK sẽ nhận được kết quả.
Bài tập: Ví dụ minh họa sử dụng cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter.
Yêu cầu bài viết gồm: Tạo bảng dữ liệu như yêu cầu, với yêu cầu lọc dữ liệu với các mặt hàng có giá >50. Sử dụng chức năng Advanced Filter. Trước hết, tạo bảng điều kiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn ô Price -> Copy.
Bước 2: Dán vào một ô trống bất kỳ và đặt tiêu đề cho nó. Ở ví dụ này điều kiện là các mặt hàng có giá lớn hơn 50$.
Bước 3: Sử dụng Advanced Filter trong Excel.
Bước 4: Đặt trỏ chuột vào ô dữ liệu bảng chính. Vào Data -> Advanced.
Hình ảnh minh họa cách sử dụng Advanced Filter trong Excel (Nguồn: Internet)
Bước 5: Người dùng đặt con trỏ chuột vào chọn chức năng Advanced Filter, bảng Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu. Trường hợp, nếu excel không chọn đúng vùng dữ liệu thì chọn lại bằng cách click vào nút ngoài cùng ô List Range và chọn lại vùng dữ liệu đúng.
Bài tập ví dụ (Nguồn: Internet)
Bước 6: Trong ô Criteria bạn chọn bảng phụ vừa tạo dùng để lọc dữ liệu -> Ok.
Hình ảnh ví dụ minh họa (Nguồn: Internet)
Bước 7: Bạn để ý trong Advanced Filter có hai mục chọn là: Filter the list, in-place và Copy to another location. Ở đây, sẽ tích chọn copy to another location -> trong ô copy to bạn tích chọn vào một ô trống ngoài vùng dữ liệu -> OK.
Và dưới đây là kết quả sau khi lọc dữ liệu.
Hình ảnh minh họa kết quả (Nguồn: internet)
Hy vọng, những thông tin chia sẻ vừa rồi sẽ giúp người dùng hiểu hơn về hàm Filter trong Excel cũng như cách thực hiện đúng nhất. Chúc bạn thực hành thành công nhé!
