Xem lại phần 1: 12 bước tạo email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh (Phần 1)
Kỹ năng viết email được áp dụng từ trên ghế nhà trường (viết email cho thầy/ cô, viết email xin học bổng, xin reference) đến khi các bạn tìm việc (email cảm ơn sau buổi phỏng vấn, email hỏi thông tin kết quả) cho đến khi làm việc (email gửi khách hàng, gửi sếp). Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được cách viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh. Vì vậy, chúng ta hãy tiếp tục tìm hiểu phần còn lại của cách viết một email để giúp bạn trông thật chuyên nghiệp khi làm việc nhé!
Bước 6: Kết thư
Cho biết lời Phản hồi có được mong đợi hay không?
Nếu bạn mong đợi lời phản hồi, hãy nói với người nhận của bạn. Một kỹ thuật lịch sự và phổ biến là chỉ đơn giản là viết, “I look forward to..." ("Tôi mong ...").
Hoặc nếu không, hãy cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian đọc email này, gợi ý nơi để tìm thêm thông tin hoặc thêm lời khen hoặc một vài lời nói hài hước.
Cách viết tốt nhất là: 1-2 câu
Đối với email trang trọng
- Mong chờ phản hồi
I look forward to hearing from you.
(Tôi mong muốn được nghe từ bạn.)
I look forward to your response.
(Tôi mong đợi sự hồi đáp của bạn.)
I look forward to your feedback.
(Tôi mong nhận được thông tin phản hồi của bạn.)
Let me your opinion on this issue.
(Hãy cho tôi biết ý kiến của bạn về vấn đề này.)
- Không mong chờ phản hồi
Thank you very much.
(Cảm ơn rất nhiều.)
Thanks for your assistance.
(Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn.)
Please let me know if you have any questions.
(Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.)
Let me know if you need anything else. I'm glad to help.
(Cho tôi biết nếu bạn cần thứ gì khác. Tôi rất vui lòng giúp đỡ.)
Đối với email thân thiện
- Mong chờ phản hồi
Let me know if that helps.
(Hãy cho tôi biết nếu điều đó giúp được bạn.)
I hope to hear from you soon.
(Tôi mong sẽ nhận được hồi âm của bạn sớm.)
Could you let me know by 5:00pm today?
(Bạn có thể cho tôi biết trước 5 giờ chiều hôm nay không?)
Looking forward to hearing your opinion.
(Mong được nghe ý kiến của bạn.)
- Không mong chờ phản hồi
Thanks for your help.
(Cảm ơn bạn đã giúp đỡ.)
I hope that helps.
(Tôi hy vọng điều đó sẽ giúp.)
Have a nice day.
(Chúc một ngày tốt lành.)
Đối với email thông thường
- Mong chờ phản hồi
Any suggestions?
(Bạn có đề xuất gì không?)
What do you think?
(Bạn nghĩ như thế nào?)
Speak to you soon.
(Nói chuyện với bạn sau nhé.)
- Mong chờ phản hồi
Cheers, (Chúc mừng)
Thanks! (Cảm ơn!)
Good luck. (Chúc may mắn.)
Bước 7: Lời kết email
Chọn một kết thúc thư phù hợp với giọng văn của bạn. Nếu bạn đang viết một email trang trọng, bạn có thể kết bằng 2 từ "Best regards." ("Trân trọng"). Nếu bạn đang viết một email thân thiện, bạn có thể kết với từ bằng "Regards." ("Trân trọng"). Tuy nhiên, nếu bạn đang viết một email bình thường, các từ như "Cheers!" or "Thanks" ( "Chúc mừng!" hoặc "Cảm ơn") từ Bước 6 là đủ. Trong trường hợp đó, bạn không cần thêm bất cứ từ gì khác.
Các cụm từ dùng khi kết email trang trọng
- Sincerely, (Trân trọng,)
- Cordially, (Chân thành,)
- Respectfully, (Trân trọng,)
- Best regards, (Trân trọng,)
- Warm regards, (Thân ái,)
- All the best, (Những điều tốt nhất,)
Các cụm từ dùng khi kết email thân thiện
- Regards, (Trân trọng,)
- Thanks, (Cảm ơn,)
- Best, (Tốt lành,)
- Take care, (Bảo trọng,)
- See you soon, (Hẹn sớm gặp lại,)
Các cụm từ dùng khi kết email thông thường
- Cheers, (Chúc mừng,)
- Thanks! (Cảm ơn!)
- Thanks again! (Cảm ơn lần nữa!)
Bước 8: Chữ ký cá nhân trong Email
Giống như giọng văn email của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào người nhận và lý do bạn gửi email, chữ ký email cũng sẽ thay đổi tùy thuộc vào việc bạn liên hệ với ai đó lần đầu tiên.
Cách viết tốt nhất là:
- Nên có 4 loại chữ kỹ khác nhau: Liên hệ đầu tiên, trang trọng, thân thiện và thông thường.
- Viết họ của bạn bằng chữ cái IN HOA vì một số nền văn hóa liệt kê tên cuối theo thứ tự khác nhau.
- Cho biết giới tính của bạn nếu người nhận có thể không quen thuộc với tên của bạn. Ngay cả trong tiếng Anh, Chris (viết tắt của Christopher - nam) và Chris (viết tắt của Christina - nữ) có thể gây nhầm lẫn.
- Nếu bạn liên lạc với người nhận thường xuyên, bạn có thể tạo một chữ ký (tốc ký). Ví dụ, Tomohiro Sato có thể ký tên của mình (Tomohiro) hoặc chỉ tên ngắn của mình (Tomo).
Chữ ký liên hệ người nhận lần đầu tiên
- First Name LAST NAME (Mr. or Ms.) (Tên HỌ (Ông hoặc Bà))
- Position or Department (Chức vụ hoặc bộ phận)
- Company Name (Tên công ty)
- Contact Numbers (include country code)
- (Số điện thoại liên lạc (bao gồm mã quốc gia))
- Website (Trang web cá nhân)
Chữ ký liên hệ trang trọng
- First Name LAST NAME (Tên HỌ)
- Position or Department (Chức vụ hoặc bộ phận)
- Company Name (Tên công ty)
- Contact Numbers (include country code, if necessary)
- (Số điện thoại liên lạc (bao gồm mã quốc gia) nếu cần thiết)
- Website (Trang web cá nhân)
Chữ ký liên hệ thân thiện
- First Name Last Name (Tên HỌ)
- Company Name (Tên công ty)
- Contact Numbers (include country code, if necessary)
- (Số điện thoại liên lạc (bao gồm mã quốc gia) nếu cần thiết)
Chữ ký liên hệ thông thường
- First Name or Short Name (Tên hoặc tên viết tắt)
- Company Name (Tên công ty)
Bước 9: Tiêu đề/ Chủ đề chính của email
Khi đã viết email xong, hãy tóm tắt thư với một vài từ khóa để truyền tải mức độ khẩn cấp (cần thiết) của email như tiêu đề bài báo.
Cách viết tốt nhất là:
- 3 - 5 từ khóa.
- Viết hoa các từ (Không nên viết tất cả IN HOA).
- Thay thế a, an, the, giới từ (in, on, at) và liên từ (and, but) bằng dấu gạch ngang (-) hoặc dấu gạch chéo (/).
- Có thể biến chủ đề thành câu hỏi bằng cách thêm dấu chấm hỏi (?).
Ví dụ chủ đề
Download - ABC Company's Style Guide
(Tải xuống - Hướng dẫn về Phong cách của Công ty ABC)
Out of Office / October 3–5
(Rời khỏi văn phòng / ngày 3-5 tháng 10)
Canceled - Thursday HR Meeting
(Đã hủy - Cuộc họp nhân sự vào thứ năm)
Friday Lunch – 1:00pm?
(Bữa trưa thứ Sáu - 1:00 chiều?)
Bước 10: Kiểm tra lại email
Bạn đã đánh vần đúng tên và công ty của người nhận chưa? Có bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp khác? Có bất kỳ văn bản mà bạn có thể sửa đổi hoặc xóa? Thông điệp có rõ ràng, đầy đủ và súc tích không?
Sử dụng một công cụ miễn phí như Grammarly để được trợ giúp về chính tả và ngữ pháp. Ứng dụng này không chỉ mạnh hơn trình kiểm tra chính tả tiêu chuẩn của bạn mà còn giúp bạn cải thiện tiếng Anh với các đề xuất cụ thể mà bạn có thể tự học và sửa lỗi.
Bạn có thể tải Grammarly tại đây.
Bước 11: Địa chỉ Email (những) người nhận
Bạn đã bao giờ nhận được một email tò mò mà ngay sau đó là một email khác từ cùng một người? Có lẽ, đó chỉ là một email một câu có nội dung: "Xin lỗi, email đó là dành cho người khác." Như vậy trông chẳng chuyên nghiệp chút nào. Bằng cách thêm địa chỉ email vào cuối tin nhắn, bạn sẽ giảm được khả năng mắc lỗi do bất cẩn.
Bước 12: Gửi mail
Đã xong. Mặc dù 12 bước này ban đầu trông có vẻ như rất nhiều, nhưng khi bạn bắt đầu làm theo và quen thuộc, bạn sẽ có thể soạn email nhanh hơn vì bạn có một hệ thống viết email hiệu quả.
Chúc bạn luôn chuyên nghiệp trong cách viết Email của mình nhé!
Nguồn tham khảo : https://culturegaps.com/blog/12-steps-to-writing-effective-business-emails-english
