Hầu hết chúng ta đều dùng email tiếng anh thương mại để trao đổi công việc, vì vậy điều quan trọng nhất là làm thế nào để viết cho đúng, cho chuẩn mực. Mặc dù email là dạng văn bản không chính thức, nó vẫn góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và công ty mà bạn đại diện.
Bước 1: Giọng văn khi viết email bằng tiếng Anh
Nên viết email theo cách thức trang trọng, thân thiện hay thông thường?
Giọng văn thay đổi tùy thuộc vào người nhận và lý do gửi email của bạn. Ví dụ như bạn có thể sử dụng giọng văn trang trọng khi liên hệ với đối tác nước ngoài, thân thiện với nội bộ công ty hoặc thông thường khi cùng hợp tác thực hiện một dự án nào đó. Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn nên sử dụng giọng văn nào, hãy bắt chước lại cách mà người viết mà người gửi cho bạn và hãy làm theo các gợi ý sau:
Email trang trọng
Kính gửi Ông/Bà Smiths (Dear Mr./Mrs. Smiths,)
- Dành cho email được viết lần đầu tiên, email không thường xuyên được viết và người nhận ở vị trí cao hơn.
- Email có nội dung tương tự như thư trong kinh doanh.
- Email thường được sử dụng cho các yêu cầu, khiếu nại, vấn đề, lời xin lỗi, vv…
Email thân thiện
Chào Henry, (Hi Henry,)
- Email viết cho đồng nghiệp, giao tiếp nội bộ và người nhận mà bạn đã biết hoặc thân.
- Email vẫn thể hiện được tính chuyên nghiệp nhưng giọng văn thân thiện và thoải mái hơn.
- Email thường được sử dụng để liên lạc nội bộ và email không thường xuyên mang tính ít trang trọng hơn.
Email thông thường
(Peter,)
- Dành cho thư điện tử được gửi thường xuyên với người nhận mà bạn biết.
- Giọng văn tương tự như tin nhắn hằng ngày.
- Có thể bao gồm lời chào và viết rất ngắn gọn, xúc tích.
- Có thể đi kèm với lời khen hoặc niềm vui và kết thư ngắn gọn với chữ ký.
Bước 2: Lời chào
Ngày nay, chúng ta thường viết email với cách chào thân thiện như "Hi [First Name]" ("Chào [Tên]") ngay cả khi email được viết theo cách trang trọng. Tuy nhiên, một số công ty vẫn thích kiểu truyền thống, "Dear [Mr. Last Name]" or "Dear [First Name]." ("Kính gửi [Họ]" hoặc "Kính gửi [Tên].").
Cách viết tốt nhất là:
- Không có dấu cách trước dấu chấm câu.
- Một dấu cách sau dấu chấm câu.
- Sử dụng đúng danh xưng Ông, Bà, Tiến sĩ (Mr., Ms., Dr.) nếu phù hợp.
- Sử dụng dấu hai chấm khi bạn không biết tên người nhận.
Các cụm từ dành cho email trang trọng
Dear Mr. [Last Name], (Kính gửi ông [Họ],)
Dear Ms. [Last Name], (Kính gửi bà [Họ],)
Dear [First Name], (Kính gửi [Tên],)
Dear All, (Kính thưa tất cả mọi người,)
Dear Sir or Madam: (Thưa ông hoặc bà:)
Các cụm từ dành cho email thân thiện
Hello [First Name], (Xin chào [Tên],)
Hi [First Name], (Xin chào [Tên],)
Hi Everyone, (Chào mọi người,)
Team, (Chào nhóm - đội,)
Good Morning [First Name], (Chào buổi sáng [Tên],)
Các cụm từ dành cho email thông thường
Hi, (Chào,)
Hey [First Name], (Này [Tên],)
[First Name], ([Tên],)
No Salutation (Không cần lời chào)
Bước 3: Lời giới thiệu
Phòng khi người nhận không biết bạn hoặc có thể quên tên của bạn, hãy tự giới thiệu trước. Tuy nhiên, nếu người nhận đã biết bạn, hãy bắt đầu bằng một lời khen hoặc một vài câu nói đùa hài hước. Đừng chỉ viết, "How are you?" ("Bạn có khỏe không?") hoặc viết 1-2 câu ngắn như: "We haven't spoken in a while. I hope you're well." ("Chúng ta đã không nói chuyện trong một thời gian. Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe.").
Cách viết tốt nhất là:
- Đừng thụt đầu dòng.
- Viết khoảng 2-3 câu ngắn.
- Viết có chọn lọc và kĩ lưỡng khi xưng hô.
- Sử dụng cách viết tắt (I'm, isn't, aren't, don't, etc.) cho các email thân thiện và thông thường.
Các cụm từ trong giới thiệu
My name's Tomohiro Sato. I'm contacting you about…
(Tên tôi là Tomohiro Sato. Tôi muốn liên lạc với bạn về …)
My name's Akira Yamamoto from the HR Department at ABC Company, KK. Thank you for the inquiry.
(Tên tôi là Akira Yamamoto từ Phòng nhân sự tại Công ty ABC, KK. Cảm ơn sự quan tâm của bạn.)
This is... from Customer Support.
(Đây là ... từ bộ phận Hỗ trợ khách hàng.)
We met at the World Business Forum. My name's…
(Chúng tôi đã gặp nhau tại Diễn đàn doanh nghiệp thế giới. Tên tôi là…)
Các cụm từ dùng trong khen ngợi hoặc lời nói hài hước
I really enjoyed your presentation last Friday. Well done!
(Tôi thực sự rất thích bài thuyết trình của bạn vào thứ Sáu tuần trước. Làm tốt lắm!)
Thanks for sending directions from LAX. That's really helpful.
(Cảm ơn đã gửi hướng dẫn từ LAX. Điều này thực sự hữu ích.)
We appreciate your patience and apologize for the inconvenience.
(Chúng tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn và xin lỗi vì sự bất tiện này.)
Welcome back! I hope you had a great vacation.
(Chào mừng trở lại! Tôi hy vọng bạn đã có một kỳ nghỉ tuyệt vời.)
Thank you for the prompt response.
(Cảm ơn sự trả lời nhanh chóng của bạn.)
Bước 4: Lý do viết email
Lý do bạn viết email là gì? Bạn đang cung cấp thông tin mới, làm rõ thông tin trong quá khứ hay đang nhắc nhở? Nếu bạn không chắc chắn tại sao bạn gửi email, thì người nhận cũng sẽ không biết ý của bạn ra sao.
Cách viết tốt nhất là:
- Viết 1 đoạn (1-5 câu ngắn).
- Viết với mục đích ngắn gọn.
- Hãy lịch sự, tích cực và cực kỳ cụ thể.
- Đảm bảo đại từ được hiểu và nên chính xác.
Các cụm từ dùng khi viết lý do
The reason I'm emailing is…
(Lý do tôi gửi email là …)
I'm writing about…
(Tôi đang viết về …)
I'm writing to confirm…
(Tôi viết để xác nhận …)
I have 3 questions about...:
(Tôi có 3 câu hỏi về ...:)
I'm following up with you regarding…/ I just wanted to follow up.../ I just wanted to remind you that...
(Tôi chỉ muốn nhắc nhở bạn về …)
Monday at 10 am is convenient for me.
(Thứ hai vào lúc 10 giờ sáng khá tiện cho tôi.)
Could you send me the Anika Stone's email address?
(Bạn có thể gửi cho tôi địa chỉ email của Anika Stone không?)
Bước 5: Nội dung email chi tiết
Hầu hết các doanh nhân nhận được gần 100 email mỗi ngày. Để làm cho thông điệp của bạn dễ đọc và nhận phản hồi nhanh hơn, hãy sử dụng các tiêu đề với các mục và từ nối câu từ đoạn này sang đoạn khác. Nhấn mạnh (in đậm) các chi tiết quan trọng. Hãy giữ thông điệp được ngắn gọn và trọng tâm nhất có thể.
Cách viết tốt nhất là:
- Viết tối đa 5 câu ngắn cho mỗi đoạn.
- Tối đa 5 đoạn văn cho mỗi email.
- Mỗi đoạn 1 ý tưởng.
- Viết thông tin quan trọng nhất trong đoạn đầu tiên.
- Viết bằng giọng văn tích cực. (Tomohiro wrote the email. - Tomohiro đã viết email này.)
- Sử dụng từ nối câu từ đoạn này sang đoạn khác.
- Sử dụng các tiêu đề cụ thể làm cho thông điệp trở nên thân thiện và dễ đọc hơn.
- In đậm tiêu đề hoặc chi tiết quan trọng.
- Sử dụng danh sách các mục (số hoặc dấu đầu dòng) để giữ cho nội dung đơn giản.
- Tránh tiếng lóng và các từ ngữ không phù hợp.
- Tránh ngôn ngữ có thể được hiểu là phỉ báng, phân biệt giới tính hoặc phân biệt chủng tộc.
- Tránh biểu tượng cảm xúc và ngôn ngữ chat (OMG, LOL, v.v.).
- Tránh sử dụng quá nhiều phông chữ khác nhau và màu sắc không cần thiết.
- Sử dụng phím Enter / Return ở cuối đoạn văn, không phải cuối mỗi câu.
- Tệp đính kèm:
- Giới thiệu tiêu đề tài liệu rõ ràng, súc tích bằng chữ in hoa trước khi đính kèm tài liệu, hình ảnh, v.v.
- Giới thiệu tệp đính kèm bằng cách nêu số lượng và tiêu đề của chúng.
- Sử dụng danh sách khi bao gồm nhiều hơn một tệp đính kèm.
Các cụm từ dùng cho tệp đính kèm
Please find attached…
(Xin tìm phần đính kèm…)
I have attached…
(Tôi đã đính kèm…)
I have included two attachments for your trip to Los Angeles:
(Tôi đã bao gồm hai tệp đính kèm cho chuyến đi của bạn đến Los Angeles:)
- Directions from Los Angeles International Airport (LAX)
- Day 1 Agenda
Nguồn tham khảo : https://culturegaps.com/blog/12-steps-to-writing-effective-business-emails-english
