Viết email là một kỹ năng quan trọng mà sinh viên cần nắm vững. Đây không chỉ là cách thức để trao đổi thông tin với giáo viên, bạn bè mà còn là phương tiện quan trọng kết nối với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên hiện nay, một số sinh viên chưa nắm được cách viết email gửi thầy cô dẫn đến tình trạng email không có tiêu đề, trình bày thiếu chuyên nghiệp, nội dung không rõ ràng... Trong bài viết sau, hãy cùng VOH tìm hiểu về kỹ năng viết email gửi thầy cô để tạo ấn tượng với người nhận nhé!
Vì sao cần viết email gửi thầy cô?
Một email nghiêm túc có tiêu đề và nội dung rõ ràng, câu chữ mạch lạc, đầy đủ chủ vị sẽ thể hiện trách nhiệm và sự tôn trọng của người viết dành cho thầy cô, bạn bè, nhà tuyển dụng, lãnh đạo... Đồng thời tạo sự tin tưởng lớn dành cho người nhận.
Trong quá trình học tập, đôi khi sẽ phát sinh một số vấn đề cần sinh viên gửi email để giảng viên, thầy cô phụ trách nắm và xử lý nhanh chóng.
Dưới đây là một số lý do phổ biến:
- Trao đổi thông tin về tài liệu / nội dung bài học
- Nhờ giáo viên hỗ trợ, hướng dẫn trong các hoạt động học tập
- Tham khảo ý kiến, đóng góp
- Thắc mắc, khiếu nại liên quan tới điểm số, xếp loại học lực, điểm rèn luyện, học bổng
- Hỏi thăm sức khỏe
- Xin phép nghỉ học
- Hỏi về thời gian học, lịch học
Sinh viên rèn luyện kỹ năng viết email có khó không?
Hiện nay, công nghệ phát triển đã cung cấp nhiều công cụ và nền tảng hỗ trợ sinh viên cải thiện kỹ năng viết email
Khi mới bắt đầu, việc gặp phải các lỗi như thiết sót thông tin, trình bày chưa mạch lạc... là điều hoàn toàn bình thường. Quan trọng hơn là các bạn cần nhận diện và học hỏi từ những lỗi đó để cải thiện từng ngày.
Thay vì áp lực mỗi lần viết email cho thầy cô, bạn hãy xem đây như cơ hội để bản thân thực hành, rèn giũa kỹ năng. Với sự nỗ lực, bạn sẽ viết email ngày một chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.
Nguyên tắc "vàng" khi sử dụng email
Tránh trường hợp email của bạn bị cho là spam, hãy tuân thủ theo các nguyên tắc sau.
Địa chỉ Email: Nên dùng họ, tên và/hoặc lĩnh vực chuyên môn để cấu thành username. Ví dụ: nghiemhuy.cntt@gmail.com.
Nên sử dụng đuôi trường học để tăng sự tin cậy, chuyên nghiệp. Ví dụ: thanhhuyen.daihockinhte@gmail.com
Trong trường hợp username đã có người đăng ký, hãy thêm các phụ tố nhưng cần đảm bảo: Ngắn gọn, dễ nhớ, nghiêm túc.
Hiện nay, đa phần các trường học sẽ cung cấp email cho sinh viên để tạo thuận tiện trong công tác quản lý và giảng dạy. Vì vậy, bạn nên sử dụng email này để liên hệ với thầy cô hoặc giảng viên khi cần thiết.
Lưu ý: Tránh đặt tên username mang tính giải trí, “trẻ con”. Ví dụ: meomeo2k@gmai.com...
Background: Trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè.
Màu chữ: Đen hoặc xanh đậm. Không nên làm màu mè chữ trong mail, có thể ngoại lệ ở phần chữ ký.
Font chữ: Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
Chữ ký (signature): Luôn cài đặt chữ ký với đầy đủ tên, lớp và thông tin liên lạc của bạn.
Gửi Email: bằng cách điền địa chỉ email của thầy, cô vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Trong đó:
+ TO: Email này gửi trực tiếp đến thầy, cô
+ CC (carbon copy): Gửi một bản sao tới các địa chỉ được liệt kê. Mọi người thấy được địa chỉ email của nhau.
+ BCC (blind carbon copy): Tương tự như CC, tuy nhiên các địa chỉ ở BCC không hiển thị ở email của những người nhận khác.
+ RE (reply): Trả lời. Lưu ý chế độ reply (trả lời người gửi) và reply all (hồi âm cho tất cả mọi người)
+ FW (forward): Gửi chuyển tiếp email đã nhận tới các địa chỉ bạn muốn chuyển đến (thường là các bạn trong nhóm)
Bắt buộc: Điền tiêu đề, tránh chỉ gửi file/ ảnh. Điều này vô tình biến email của bạn thành tin nhắn spam và thầy/cô sẽ không thấy được.
Hướng dẫn cách viết email gửi thầy cô
Việc tạo thiện cảm với người nhận qua kỹ năng viết email là vô cùng quan trọng. Dưới đây là bố cục chuẩn của email gửi thầy cô mà bạn có thể tham khảo
Tiêu đề (Subject)
Đây như một lời giới thiệu giúp người nhận mail nhận biết và không bỏ qua thư của bạn. Do đó, phần này bắt buộc phải có.
Bạn có thể sử dụng cấu trúc ngắn gọn như sau: [Tên Khoa_Tên lớp_ Chủ đề của email]
Ví dụ: Khoa Kế toán_Lớp KT1701_Xin ý kiến tư vấn của cô về Bài tập nhóm 1…
Nội dung
+ Lời chào: Hãy bắt đầu bằng lời chào lịch sự như: Kính gửi thầy, cô [tên thầy, cô]
+ Giới thiệu về bản thân [Em xin giới thiệu với thầy/cô, Em tên là (Họ tên + lớp + khoa + đang học môn học…)]
+ Trình bày mục đích viết email [Em viết email này xin được trình bày về vấn đề/ xin ý kiến thầy/cô…………………………………………………………………………]. Lưu ý trình bày ngắn gọn, rõ ràng để thầy cô hiểu mục đích của bạn.
Kết email
+ Gửi lời cảm ơn + lời chúc
+ Trân trọng
+ Chữ ký tự động
Để chuyên nghiệp, bạn có thể tạo chữ ký cho email theo cấu trúc: Trường + Họ và tên + Số điện thoại + Email + Lớp – ngành
Ví dụ:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC XXX
Trương Nguyễn Gia Bảo
SĐT: 09xxxxxxx
Email: truongnguyengiabao.cntt@gmail.com
Lớp: CN 17-01 – Ngành Công nghệ thông tin
Tệp đính kèm
Trong một số trường hợp, bạn có thể đính kèm tài liệu như báo cáo, bài tập....
Trước khi gửi, đừng quên kiểm tra kỹ và đổi tên tài liệu theo yêu cầu của giáo viên hoặc theo tên bài học.
Những lỗi sai thường gặp khi viết email cho thầy cô
Bên cạnh nội dung quan trọng cần lưu ý, sinh viên cũng cần nắm một số lỗi sai thường gặp để phòng tránh. Bởi chúng làm giảm sự ấn tượng với người nhận cũng như tính chuyên nghiệp của người gửi.
Không ghi tiêu đề
Một email không có tiêu đề, tiêu đề không rõ ràng, không phản ánh đúng nội dung có thể khiến thầy cô vô tình bỏ qua email của bạn. Việc này cũng tạo ấn tượng không chuyên nghiệp, làm giảm uy tín của bạn trong mắt người nhận.
Lỗi chính tả và ngữ pháp
Không kiểm tra kỹ lưỡng nội dung email trước khi gửi, dẫn đến lỗi chính tả và ngữ pháp. Bên cạnh đó, nhiều sinh viên có thói quen sử dụng từ viết tắt, teen code hoặc ngôn ngữ không trang trọng làm giảm tính chuyên nghiệp của email.
Ngoài ra, tình trạng viết hoa vô tội vạ trong email cũng khiến người nhận khó chịu. Nhiều người cho rằng, việc này đồng nghĩa với ra lệnh hoặc quát mắng. Do đó, bạn nên biết chọn lọc, viết hoa những từ cần thiết như đầu câu, sau chấm chấm (.), tên riêng, địa danh...
Trình bày nội dung lủng củng
Nội dung email không rõ ràng, lan man, không có cấu trúc, ngắt câu, ngắt đoạn không hợp lý có thể khiến thầy cô không hiểu được nội dung mà bạn muốn truyền tải. Do đó, bạn cần sử dụng các câu hoàn chỉnh, chia đoạn rõ ràng vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, vừa thể hiện sự tôn trọng với người nhận.
Quên đính kèm file quan trọng
Nhiều sinh viên sau khi nhấn nút gửi xong mới phát hiện quên đính kèm file, phải gửi lại email lần nữa. Việc này gây ra sự phiền toái và lãng phí thời gian cho cả người gửi và người nhận.
Thiếu lời chào và lời cảm ơn
Thiếu lời chào và lời cảm ơn sẽ khiến email của bạn trở nên thiếu lịch sự và thiếu chuyên nghiệp. Điều này không chỉ tạo ấn tượng không tốt, mà còn khiến thầy cô cảm thấy thiếu được tôn trọng và ít nhiệt tình hơn trong việc phản hồi.
Gửi email vào thời điểm không thích hợp
Việc chọn thời điểm gửi email cũng rất quan trọng. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chú ý và phản hồi của người nhận. Nếu gửi email cho giáo viên ngoài thời gian làm việc hoặc giờ khuya, thư của bạn dễ bị bỏ sót.
Quên giới thiệu bản thân
Số lượng sinh viên mà thầy cô quản lý và giảng dạy lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm người. Vì vậy, dòng giới thiệu ngắn gọn về bản thân như tên họ, lớp, mã số sinh viên... là rất cần thiết để giáo viên biết được đối tượng đang liên hệ với mình là ai, từ đó dễ dàng xác định và xử lý yêu cầu một cách hiệu quả.
Việc cung cấp thông tin cơ bản cũng giúp thầy cô nhanh chóng nắm bắt ngữ cảnh và vấn đề của sinh viên, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên trong quá trình giao tiếp.
Kiểm tra hộp thư
Sau khi đọc toàn bộ nội dung và nhấn nút "Gửi", hãy kiểm tra lại hộp thư đã gửi để xác nhận chắc chắn rằng, bạn đã gửi thư đi.
Ngoài ra, sau khoảng 1 tuần nếu email được gửi đi nhưng thầy cô vẫn chưa phản hồi, bạn nên gửi một email nhắc nhở, tránh tình trạng thầy cô quên hoặc email của bạn bị "lạc trôi".
Xác nhận thư trả lời
Sau khi nhận được thư phản hồi, sinh viên nên xác nhận bằng việc gửi một email trả lời. Đây là cách đơn giản và chuyên nghiệp để bạn thể hiện sự tôn trọng cũng như ngỏ lời cảm ơn đến giáo viên.
Các mẫu viết email gửi thầy cô
Dưới đây là một số email mẫu gửi cho thầy cô, giảng viên mà bạn có thể tham khảo.
Mẫu 1
Subject: Xin nghỉ học do ốm
Kính gửi: Thầy Bình,
Em tên là Vương Hoàng Yến, sinh viên lớp Kinh tế đầu tư 3 đang theo học môn Toán kinh tế do thầy giảng dạy.
Sáng nay, ngày 30/7, em có tiết học của thầy lúc 10h00 nhưng do em vẫn đang gặp tình trạng ốm (cảm cúm và sốt) nên không thể tham gia buổi học được. Vì lý do sức khỏe, em xin phép thầy cho em nghỉ học buổi sáng này. Em cam kết sẽ bổ sung kiến thức và hoàn thành bài tập theo nội dung giảng dạy.
Em xin chân thành cảm ơn sự thông cảm và hỗ trợ của thầy.
Trân trọng,
Vương Hoàng Yến
Mẫu 2
Subject: Báo cáo thực tập
Kính gửi: Cô Hoa
Em tên là Nguyễn Văn An, sinh viên lớp Quản trị kinh doanh.
Em vừa hoàn thành kỳ thực tập tại công ty Vinamilk. Nay, em đã hoàn thiện báo cáo thực tập với chủ đề Hoàn thiện bộ phận tuyển dụng của công ty Vinamilk. Em rất biết ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của cô trong suốt thời gian thực tập.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, em nhận thức được rằng bài báo cáo của mình có thể còn thiếu sót. Do đó, em mong nhận được sự góp ý và nhận xét chi tiết từ cô để có thể hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt nhất. Em đã đính kèm file báo cáo và mong cô dành thời gian để xem xét.
Em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và hỗ trợ của cô.
Trân trọng,
Nguyễn Văn An
Mẫu 3
Subject: Yêu Cầu Trao Đổi Về Việc Học Thêm Văn Bằng 2
Chào Cô Bình,
Em là Nguyễn Văn Trung, học viên của lớp [tên lớp] tại Trường [tên trường].
Em đang có một số thắc mắc về quá trình học thêm văn bằng 2 tại trường. Để có thể hiểu rõ hơn và nhận được sự hỗ trợ từ cô, em muốn xin phép trao đổi trực tiếp với cô vào lúc 15h00 ngày 15/9 tại phòng tiếp sinh viên. Mong cô thông tin và sẵn lòng gặp em.
Em rất mong nhận được phản hồi từ cô. Cám ơn cô đã dành thời gian đọc email của em.
Chúc cô nhiều sức khỏe.
Trân trọng,
Nguyễn Văn Trung
Mẫu 4
Subject: Thắc mắc về kỳ thực tập và đồ án tốt nghiệp
Kính gửi: Giảng viên Trần Văn A - Trưởng ngành Thương Mại Điện Tử Trường CĐ FPT Polytechnic
Em tên là: Nguyen Thi B
Mã số sinh viên: xxxxxx
Lớp: DM17320
Khóa: K17
Hiện tại em có hai vấn đề thắc mắc muốn hỏi các thầy:
Câu hỏi thứ 1, hiện tại, em đang có ý định làm đồ dự án tốt nghiệp hệ Cử nhân chuyên ngành TMĐT. Tuy nhiên, em vẫn chưa đăng ký môn học Kỹ thuật phân tích và tổng hợp. Theo nguyên tắc, môn học này cần được hoàn thành trước khi đăng ký dự án tốt nghiệp. Vì thế em không thể đăng ký môn học này và dự án tốt nghiệp trong cùng một học kỳ. Em muốn hỏi là liệu có cách nào để em hoàn thành cả 2 môn học này trong một học kỳ để tốt nghiệp đúng hạn được không ạ?
Câu hỏi thứ 2 là, theo chương trình đào tạo, sinh viên thực tập vào học kỳ 7 song song với việc làm dự án tốt nghiệp, em có thể thực tập trong kỳ 6 này được không ạ?
Em xin cảm ơn!
Chúc thầy cô nhiều sức khỏe.
Người gửi,
Nguyễn Thị B
Kỹ năng giao tiếp qua email rất quan trọng khi đi làm, phản ảnh rõ tính cách và sự chuyên nghiệp của người gửi. Do đó, ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường, sinh viên cần dành thời gian và nỗ lực để trau dồi thêm kỹ năng này. Hy vọng với các gợi ý cách viết email gửi thầy cô trên sẽ một phần nào giúp bạn cải thiện khía cạnh này.
Đừng quên cập nhật liên tục những bài viết mới nhất, hấp dẫn nhất tại voh.com.vn - Sống đẹp.
